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【规范设备物资采购管理制度】规范设备物资采购管理是企业降本增效的重要途径

来源:管理论文 时间:2019-04-28 点击: 推荐访问:材料物资采购成本包括

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建设具有价值创造能力、技术创新能力、风险控制能力和可持续发展能力的管理体系,是现代企业突破管理瓶颈创造质量效益的重要手段。作为资源消费型的水利水电施工企业,物资设备消耗占营业成本的比重在60%以上,因此,设备物资管理是施工企业开源节流、降本增效的重要手段,也是持续改进管理打造价值管理体系的重点,而通过管理流程再造创新,规范设备物资采购管理行为,更是企业实现源头防腐和源头降本的重要途径。
  
  1 规范设备物资采购管理的必要性分析
  
  在现代建筑企业施工中,设备使用费约占到施工成本的20-30%,其它原材料和物资大约占到50%左右。从目前行业竞争的局面分析,施工企业利润空间在3-5%上下,只有将,设备、物资管理规范化、科学化、系统化,才能实现企业内部产能优化配置,才能有效降低工程施工成本,提高整个企业的经营效益。
  下表是我局最近三年的物资设备消耗一览表,总计物资消耗量达21.75亿元,设备消耗量达11.26亿元,物资设备总消耗量达33.01亿元。据设备部门统计,最近三年设备采购量1.2亿元。经项目调研分析,设备配件约占设备使用费的15%,据此计算三年配件采购量是1.69亿元。以上总计物资消耗量、设备采购量、配件采购量三项3年采购总量24.59亿元,平均每年支出8.2亿元。其中,还不包括项目内部分包后分包商自行采购的材料和设备配件的数量。在如此大的采购金额前提下,只要每年采购价格降低一个百分点,就能够减少820万元的采购成本。也就是说增加了820万的规模效益。况且,根据铁路、电力等行业实施集中采购后的经验数据,成本下浮空间普遍在5%以内;据有关资料统计,世界上许多国家实行政府集中采购,使采购成本下降了10%至20%。因此,“集中管理、统一采购”将是我局经营管理实施“集约化、精益化”的重头戏以及采购成本控制上的首选。
  
  目前,我局设备配件、机电物资的采购管理还处在分散状态,设备采购的管控流程还不规范。这种分散采购组织管理的弊端:一是缺乏统一有效的采购组织,效率低下;二是分散采购不能形成采购规模,无法获得的供应商的价格折扣;三是周转材料和机具的重复采购严重,而且过剩的物资不能在项目之间调剂,造成物资的严重浪费;四是分散采购机构重复设置,采购人员庞大,不能进行有组织的培训,采购人员素质普遍较低;五是采购机构众多,无法进行有效的监督和评价。
  采购是一种市场行为,人们普遍关注的问题也很多,最典型的就是“商业贿赂”。从我局多年来项目财务审计情况分析,机电物资材料的失控造成项目亏损的案例不少,采购价格参差不齐、价格悬殊的问题普遍存在,常规材料如橡胶止水、铜止水、砼添加剂、轮胎及设备配件等,不同项目采购价差异在20%-100%之间,这种现象甚至在同一施工区域出现,一些项目领导热衷采购的现象长期存在,采购操作中缺乏透明和强有力的约束,的确存在一些贿赂现象。
  综上所述,设备物资采购管理的规范化、科学化和程序化应是我局持续改进管理的重点之一,也是降本增效的突破口,是一个关系企业采购管理能否健康发展、能否为企业把好关、为项目服务、为供应商提供公平竞争的采购市场和环境的重要问题。
  
  2 集中和规范采购在企业管理中的作用
  
  2009年,中国水电建设集团已改制为股份公司,我局作为成员企业成为集团股份的成本中心,受行业巨头联合重组步伐不断加快的影响,及集团内部战略重组的推动,我局提出了“坚持以经营模式转型为核心,推进项目精益化管理,开创质量效益增长新局面”的战略目标。在经营分析中,把“坚持设备集中采购管理,施行大宗材料和物资的统一招标采购,降低项目成本费用”作为改进管理和落实EVA全面成本管理理念的重要举措。据调研分析,集中和规范采购在企业管理中的作用不容漠视。
  2.1实施规范集中采购制度,有效发挥规模优势,有利于提高局内资金使用效益。
  集中采购制度把局资金管理部资金的集中与分配使用结合起来,实现了局内资金由价值形态向实物形态的延伸管理,加强了对局内资金使用的监控,有助于实现节约资金、提高资金使用效益的目的。在集中采购制度下,可以通过集中批量招标采购,引导供应商参与竞争,形成规模效应,从而降低采购成本。同时,在基本成本可控的条件下,类似项目之间材料消耗类别、材料消耗占成本的比重差异较小,成本核算有可比性,容易寻找项目管理不足。
  2.2实施集中采购制度,全局采购事务集中,有效体现公开、公平、公正和诚实守信的原则,有利于规范市场行为,有利于降低监督和管理成本。
  集中采购制度的核心内容之一就是充分引入竞争机制,按照公开、公平、公正的原则,通过公开招标方式进行“阳光下的交易”,使集中采购活动在透明的环境中进行,防止“暗箱操作”和“权力寻租”。建立在规范的采购流程和采购制度等方面监督之下的集中采购,是从源头上治理腐败的一项治本之策。
  实行集中采购,将原来多个项目分别实施的采购行为集中由一个专门机构统一组织实施,监督部门只需对集中采购机构进行监督,就可以实现对集中采购行为的有效监控,这样既可以降低监督成本,又可以改善监督效果。另一方面,实行集中采购能够精简机构和人员,有利于集中精力培养一批熟悉市场规则和制度规范、了解产品服务的性能和价格、具备市场分析与判断能力及对供应商的观察和监督能力的采购专业队伍,这不仅有利于降低管理成本,还有利于保证集中采购的质量,提高采购的效率。
  2.3实施集中采购制度,统一控制配置标准,规范项目资金的物化过程,有利于强化国有资产的管理。
  在施工企业,周转材料和机具(电焊机、钢木设备、维修设备等)使用占项目成本一定的比重。实施项目法管理的过程中,这些机电物资甚至含项目库存材料,在项目终结时,项目往往采用自行处置的方式,低价处理,造成国有资产浪费。通过集中采购管理制度和相应的台帐管理,可以健全流转顺畅的产权交易规则和监管制度。减少了项目之间资产重复购置,促进了资产的合理配置,节约了经费支出,增强了保障能力。
  2.4实施集中采购制度,建立战略联盟,发挥互补优势,有利于在合同签订中争取供应商广东快乐十分选二计划的优惠政策。
  通过长期的诚信合作,利用品牌客户和优质客户的优势,在合同供应上,可以约定货物品种的供货周期和供货价格,在货款支付上,可以约定分期付款、批量结算的优惠,在供货方式上,可以约定直供、计划供应、余料回收的条件,更重要的是这种形式能形成可观的管理利润。随着经济全球化,物流市场快速发展,联盟重要性不言而喻。战略联盟可以减少渠道冲突,快速传递信息,降低渠道成本,突出共同价值和未来发展。
  
  3 对我局规范设备物资采购管理的建议   
  设备物资的采购管理是一项系统工程,需要健全的管理机制,也需要采购计划、采购方案、采购资金和采购纪律等管理流程的完善,只有这样才能规范物资采购管理,降低采购成本,保证物资质量,杜绝物资采购中的舞弊行为,进而实现源头防腐和源头增效的管理目标。
  3.1成立十五工程局设备物资集团采购领导小组。由专业组织统一负责工程局的设备物资采购工作,实现技术与商务分离、计划与执行分离的设备物资采购原则。
  3.2做好我局设备物资动态、静态信息数据库和设备物资供应商信息数据库的建设工作。借此促进项目设备物资资源的合理调剂和优化配置,为设备物资的采购管理的信息化、透明化并实现其计划性、科学性奠定基础。
  3.3完善采购工作的系统工程,规范采购工作的工作流程和审批权限。采购工作的系统性包括计划编制、计划审批、采购控制、采购招标程序、评标程序和办法以及采购纪律的流程控制。按照“集大放小”的原则,采用集中采购和分散采购相结合的方式,明确采购项目和标准及审批权限,并编制集中采购目录和分散采购目录。集中采购的设备及大宗物资,由局层面采用公开或者邀请招标的方式邀请合适的供应商投标;分散采购的物资由分公司或项目层面执行,局职能部门出台“项目物资采购管理办法”,规范其物资计划、审批程序、采购程序、验收及领用程序等各个环节内控流程,使招标采购活动始终处于受控状态。
  评标工作是采购活动的中心,建立评标专家库并随时完善,评标人员应在专家库中选择,按“生产上适用,技术上先进、经济上合理”的原则,制定定性与定量评审相结合的评标办法,并依据“公正、科学、严谨”的原则和招标文件的要求进行评标活动。
  3.4加强项目的工程进度计划和设备物资需求计划的协调管理。各项目应根据工程进度计划制定合理的设备物资需求计划,并相对准确地将设备物资的型号、规格,进场时间,所需的数量等详细列出。特别是对于某些保质期较短的物资(如混凝土外加剂以及火工材料等),应制定合理的采购时间计划。与此同时,采供部门通过整合供应商资源,充分利用其供应链条和现代物流渠道,准确、及时的按需求计划为项目提供保障服务,并防止库存积压或物资缺乏,降低库存成本和资金压力,杜绝物资浪费甚至报废现象。
  3.5完善设备、设备配件及周转性机具物资的采购管理。设备及周转性机具物资采购方面,要贯彻“先内部调剂、后租赁采购、优先使用内部资源、避免重复购置”的原则。特别是周转性机具物资,是项目成本的重要支出,若做到固定供应商协议采购、内部使用流转,其规模效益非常显著。
  设备配件的消耗在项目的使用中既涉及使用成本的管理与控制,又是生产进度的物质保证。因此,配件的采购工作既要考虑成本控制和减少库存对资金的占用,又必须保证的设备完好率。
  3.6以点带面,逐步提高我局设备物资管理水平。在项目管理链条中,设备物资是最具挖掘潜能的优势板块,由于整体基础差,在降本增效方面存在很大的空间。但另一方面,冰冻三尺,非一日之寒,长期以来积累的问题,以及与先进企业的巨大差距,不可能一蹴而成,只能采取持续改进、积小成成大成的方式。我局目前的区域管理和直管项目模式,为深化设备物资管理提供了最大的可能,采取重点项目试点,个种物资统购带动,有2-3年的时间,就能看到设备物资集中管控的效应。
  设备物资采购是设备物资管理中的一项非常重要的内容。集中采购整合供应链,直接面对供应商,引入公开透明和公平竞争机制,无形中担负起了反贿第一道防线的责任,也给不同地区、不同性质的供应商提供平等竞争机会,这样不仅有利于打破市场壁垒,形成统一市场,也有利于冲击和瓦解行业协定及其垄断价格,尤其是优化了采购环境和采购质量,对企业降本增效具有重要意义。

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