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【企业规章制度大全】企业规章制度建设中常见问题及对策

来源:管理论文 时间:2019-05-14 点击: 推荐访问:绩效管理问题及对策

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摘 要:本文着重分析了企业规章制度建立和执行阶段存在的问题,并有针对性地提出了建立规章制度的操作要领、注意事项和“三步谋篇布局法”,进一步强调了规章制度宣传贯彻、联合监督检查的重要性。
   关键词:规章制度 制度设计 风险措施 监督 执行
  
   规章制度是保障企业运作有序化、规范化的基础,很多企业将规章制度建设作为加强企业管理、提高执行力的重要手段,出台关于规章制度的管理办法,规范制度立项、建立、审查、颁布、实施、修订、废止等各环节;形成制度立、改、废持续改进机制,是企业管理中不可忽视的重要因素。然而,从实际情况看,很多企业在规章制度制定等方面存在着诸多问题,在一定程度上影响和制约了规章制度的有效执行。
   1.规章制度建立方面存在的问题
   1.1对规章制度设计缺少足够的关注。规章制度是企业管理中的重要因素,但在实践中,很多企业都将规章制度交由具体的业务人员去编写,单位领导较少亲自参与,由于编写者的水平、能力以及所掌握的信息不足,也就不可能从堵塞漏洞,防范风险,完善管理的角度来设计制度,因而在制度制定伊始就留下了隐患。
   与此同时,规章制度由业务部门编写,本身存在“自己刀难削自己的把儿”的问题。业务部门最清楚业务开展过程中风险易发、高发的具体环节,而这些环节也与业务部门的利益直接或者间接相关,所以业务部门在制定规则时,有可能刻意回避问题和矛盾。例如,某部门在制定涉及施工事项的管理办法时,可能会有意回避如何选择施工队伍等事宜,从制度层面为灰色收入留下空间并规避相应责任。所以,制定规章制度的主体不当,会使建立的规章制度失去实质意义。
   1.2规章制度内容的逻辑性不强。规章制度一般按总则、分则、附则三部分来编写。分则是规章制度的核心,一般分章来写。但是,实践中发现一些制度章与章之间缺少内在的逻辑关系,条与条之间衔接不紧密,程序性不强。例如,《XX管理规定》,第一章是总则,第二章是管理要求,第三章是管理考核,第四章是执行的管理规范,最后一章是附则。通读这个制度,看不出该管理事项具体可以划分几个环节或者应从哪几个方面开展工作。
   产生这个问题的原因,主要是编写者工作经验、认识水平不足,又缺少必要的情况调研和信息沟通,导致其只能敷衍了事,东一条、西一条凑在一起,没有条理性。
   1.3一些制度条款的有效性有待商榷。规章制度是企业内部法典,规范和约束的对象应是企业所属单位和员工,对外部单位是没有法律效力的。但是,有的企业制定的规章制度存在大量的条款是用来约束供应商、承建商、施工单位的。如在“天然气生产外输管理办法”中规定:“在厂天然气外输任务紧张时,各外部用气单位应随时做好停气准备工作,在接到停止用气的通知后,在二十四小时内停止供气,造成的一切经济损失由外部用气单位自己承担。”事实上,企业与外部单位的一切经济往来都以双方签订的合同为准则,企业单方制定的制度对外部单位不具备任何法律效力,所以说类似的制度不但无效,而且给企业自身发展留下了法律风险和纠纷隐患。
   1.4监督考核条款约束性不强。一项规范的规章制度不仅要明确一个管理事项具体应该如何做,哪些行为不可以发生,还应该明确发生了被严格禁止的行为将承担什么样的后果。但是,目前有些企业的规章制度缺少监督考核条款,有的含糊其辞,形同虚设。如在一些制度中常见诸如“……,否则后果自负”,“……要追究相关人员的责任”的条款。至于具体将怎样追究责任,是经济处罚还是行政处分没有明确,实际操作中难以贯彻执行。
   1.5一些编写者不了解制度语言要求。每一种文体都有其特定的结构要求和语言风格。规章制度作为一种规范性、程序性较强的文体,只需要写“必须……”,“应当……”或者“不得……”,而不用说明为什么要这样规定。但一些编写者总要刻意强调某项工作的重要性,解释一些管理要求的来龙去脉,使得制度显得繁琐冗长,核心要求不突出。
   2.制度执行方面存在的问题
   制度的制定是前提,是基础,制度的执行是关键,是目的。如果执行不得力或不到位,制度就只是一纸文字,将失去实质意义。有些企业制定了很多规章制度,但执行中却存在着很多问题。
   2.1贯彻不足。规章制度建设不仅是要建立起一套设计科学、衔接顺畅、结构完善、格式规范的制度体系,而且要严格贯彻落实制度要求。没有执行的制度只能称之为“制度文件”。执行者对制度内容的理解和认同关系到制度执行是否到位的关键。目前,有的企业对单位制度缺少有组织的、有针对性的宣传活动,使得岗位人员并不了解管理事项、运行程序等事宜。
   2.2缺少监督考核机制。一方面制度内容本身的缺陷,导致无法对制度执行情况进行监督考核;另一方面,有的企业虽然针对规章制度执行情况建立了部门检查机制,但是,对专业部门是否定期开展了自查活动,开展的效果如何,自查发现的问题是否及时得到解决,缺少明确的监督管理部门。
   3.针对上述问题,笔者有如下建议
   3.1规章制度的建立应遵循风险管理的思路。规章制度说到底就是各种成文规则的集成,它不可能也没有必要覆盖企业经营管理的所有事项。一些属于基本常识范畴重要性不大的事情,没有必要去制定制度。易发生风险的领域,必须建立严格的管理制度,还要进一步明确防范各类风险的控制措施。如果按照这一思路来建立制度,将有助于部门负责人高屋建瓴,抓住管理重点和主要矛盾,建立一项制度,关闭一类问题,从而真正从处理“例外”事项的繁忙中脱身。
   3.2谨慎选择规章制度的编写人。要建立一项好的规章制度,编写者的文字表达能力、工作经验、信息量等要素缺一不可。文字表达能力是编写者表述制度内容的最基本条件;工作经验则有助于编写者对管理事项进行梳理分析,增强制度的可操作性;信息量则有助于编写者处理好制度之间的衔接关系。
   此外,在起草一项制度时,编写者既要与上级领导沟通,全面了解管理事项的问题所在,又要与横向部门沟通,了解相关环节的具体要求,还要与基层沟通,站在被约束对象的角度考虑如何设计更趋于合理。
   3.3应在合同中约定的事项不在规章制度中进行规定。合同是从法律上明确当事人之间特定权利与义务关系的文件,而规章制度是企业单方面制定的,两者有本质的区别。因此,编写制度时,应从如何约束企业内部的行为入手。涉及外部单位应履行的义务,一定要在合同文本中作出明确约定,也可以协议的形式附在合同文本中。为了符合企业的利益诉求,可以将合同协议作为规章制度的附件,与规章制度内容一并广泛宣传贯彻。
   3.4编写者按“三要法”谋篇布局。一要分析管理事项从整体上可以划分为几个环节、步骤。如建立计算机管理办法,首先应明确计算机管理涵盖计算机需求的提出、采购计划的制定、采购价格和供应商的确定、购入计算机的验收、新购置计算机的发放、计算机的使用、维修、报废等内容。二要分析各环节、步骤存在哪些不规范的问题,明确各环节由谁来做、怎样做、做到什么程度。三要明确如何进行考核奖惩。按照这三个步骤来进行编写,就可以避免制度内容逻辑混乱、条理不清、要点不突出的问题。
   3.5规章制度管理部门应加强规章制度编写方法和技巧的培训。授人以鱼,不如授之以渔。作为规章制度的审查把关部门,应就如何编写规章制度,如何谋篇布局等事项让编写者了解和掌握,这样才能有效提升规章制度的编写质量,减少协调成本。
   3.6进一步加强规章制度的宣传工作。企业新出台一项制度后,要通过企业门户网站公布、公告栏张贴、员工手册、专门的规章制度培训会、规章制度知识考试等多种途径进行广泛宣传,确保有关人员及时了解制度要求,并进一步入脑入心、入行。
   3.7建立自查与第三方监督检查相结合的监督机制,企业应有专门的组织机构,负责督促各项制度的执行情况,必要时可以直接组织专项监督检查。除了即时的经济处罚外,还应定期对制度执行不力或执行不当的有关单位、部门、责任人进行通报。通过舆论压力、监督检查等方式营造“严制度”、“铁规章”的氛围。◆
  
  参考文献:
  1.赵改燕 “浅谈企业规章制度的写作要领” 《成人高教学刊》2006 年第6 期;
  2.杜潮继 “制订企业规章制度应注意的主要问题” 《隧道建设》 2006年4月 第26卷第2期;
  3.夏凌云 “国有企业集团的制度体系建设” 中华财务咨询有限公司。
  
  作者简介:
   刘春杰(1979-),女,汉族,2001年毕业于哈尔滨工业大学管理学院,经济师,现供职于大庆油田第三采油厂企管法规部副主任。

本文来源:http://www.acandnoa.com/gl/58556/

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